Un sistema de gestión documental hace que sea fileácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. Los documentos fileísicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas se pueden importar.
Reducción de costos: Cuando se realiza digitalmente, la gestión de documentos decrease el espacio físico requerido para el almacenamiento y disminuye los costos asociados con el mantenimiento de archivos fileísicos.
Acceso a los documentos cuando son necesarios. Ya no es necesario esperar a localizar un documento en el archivo para poder empezar a gestionarlo. Con un sistema de gestión documental la localización es inmediata y la gestión se realiza justo cuando es necesaria. Si además contamos con un sistema de gestión documental basado en la nube, los usuarios tendrán la capacidad de acceder a archivos y documentos en cualquier lugar, en cualquier momento e independientemente del dispositivo utilizado.
Costes mensuales fijos: Sin coste inicial de licencia, y las cuotas de soporte y mantenimiento están incluidas. Esto hace que los costes iniciales son menores porque no hay que invertir en hardware y recursos adicionales.
Eficiencia operativa: Mejora los flujos de trabajo y la productividad al facilitar el acceso rápido a la información necesaria.
No dependes de World wide web: Las empresas conservan sus datos y están disponibles con o sin conexión a Web. Si hay cortes de conexión, los empleados pueden seguir trabajando sin interrupciones.
A doc administration procedure, or DMS, refers back to the equipment and processes your Group takes advantage of to store and handle files. A contemporary DMS will often supply strong research capabilities, metadata tagging, access controls, and elevated protection procedures to safeguard data files.
Un sistema de gestión documental efectivo garantiza que estos documentos se mantengan organizados, seguros y accesibles en todo momento. Esto facilita la búsqueda y recuperación de información cuando sea necesario, lo que a su vez mejora la eficiencia operativa y la toma de decisiones informadas.
Mejora en la colaboración: Los sistemas de gestión documental facilitan el trabajo en equipo a través de plataformas compartidas y herramientas de colaboración.
Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de documentos
Permite a las empresas gestionar todo el ciclo de vida de su contenido y documentos. Esto incluye capturar, almacenar, administrar, preservar y entregar información de una variedad de formatos de documentos.
Gestión documental Los Gestión de Documentos retos de la gestión de repositorios electrónicos en organizaciones grandes
Mejor gestión del tiempo: Al reducir el tiempo de búsqueda de documentos, los empleados pueden enfocarse en tareas de mayor valor agregado.
Dicho de una forma más sencilla, con un gestor documental que controla los flujos de trabajo cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en todo momento. en procesos más eficientes y productivos. Gracias a la automatización de las funciones